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对办公室行政管理精细化的思考与建议

来源:卫婧  发布时间:2023年12月22日  浏览次数: 1984

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精细化管理是近年来一种新兴的企业管理模式,将精细化管理模式应用到企业办公室行政管理工作,有利于提高管理人员的工作效率与积极性。企业须结合实际需求与发展现状,制定科学合理的实施精细化管理的策略,以提高办公室行政管理效率,并使运营成本得到有效控制。

一、办公室行政管理精细化的意义

1.有利于提高工作效率和效益。办公室是企业的综合管理部门,是承上启下、内外沟通、协调左右、联系四面八方的中枢机构。实施行政管理精细化可以提高工作效率和效益,减少管理成本和资源浪费。通过规范化、标准化的管理手段和流程,可以提高工作效率和质量,使企业的内部管理更加科学化和规范化。

2.有利于营造良好的企业文化氛围,全面灌输细节意识。在办公室精细化管理中,有效提升精细化管理成效,需要营造良好的企业氛围,同时在企业内部管理全面渗透细节意识,引导员工关注细节,注重细节,从小处着手来整体优化管理效益,切实实现管理目标。有效的提高企业发展的软实力。

3.有利于保障企业安全和稳定。实施行政管理精细化可以加强企业内部管理,提高安全保障和稳定性。通过规范化的管理流程和方法,可以避免管理漏洞和风险,增强企业的内部控制和风险防范能力,进而保障企业的安全和稳定。

二、企业办公室行政管理工作中存在的问题

1.管理制度有待完善。办公室管理存在部分制度不健全,工作效率有待提升的问题。例如工作流程不完善,工作覆盖不够全面。此外,内控管理有待进一步加强。内控管理对企业办公室行政工作至关重要,规范的内控管理可以促进制度的合规执行。可见,科学有效的管理制度,规范合规的内控管理,是促进办公室行政管理工作的提质增效的有力保证。

2.人才储备不足。新形势下,企业办公室的职能从综合协调,服务保障等职能拓展到战略引领,督查督办,法人治理等方面。目前,办公室行政管理人员的配置还存着结构单一、人员缺乏流动机会、人才储备不足、培训机会少等问题。如当前部分企业办公室行政管理人员缺少对战略发展的研究,对公司治理工作学习不足,人员综合业务水平有待进一步提高,建设综合能力强的办公室人才队伍任重道远。

3.管理精细化程度不高。行政管理工作提质增效的关键因素就是精细化管理,要破除粗放式管理。部分办公室行政管理存在随意性,对于管理各个环节的把控不足,管理思路不连贯,办公室行政工作定位模糊,制约了办公室行政工作的精细化管理。

三、办公室行政管理精细化的建议

1.树立先进的管理理念。目前,企业管理正处于改革的关键时期。首先,学习先进的管理知识和政策规定,准确领航把舵,这是转变管理理念的前提。其次,要学习优秀单位的先进管理方法,对标对表,分析自身的不足,取长补短。最后,要对办公室行政管理工作进行重新审视,研究行政管理工作的改革方案,以适应新形式下改革发展要求。办公室行政管理人员要对自身职责进行重新定位,不要拘泥于服务保障职能,要适应企业发展需要,及时进行变革。

2.提升员工专业素养,加强人员培训,加快办公室行政管理专业人才队伍建设。一方面办公室行政管理工作头绪多、要求高,这就要求办公室行政管理人员和普通员工均需具备更强的工作能力、管理能力,以及较高的专业文化水平与综合素质。在实施精细化管理的实践过程中,应注重提升员工专业素养,并将精细化管理的理念融入办公室行政管理工作中,不断提高员工的综合素质与创新能力,使企业有更强的应变能力与竞争实力。另一方面,要加强对人员的培训与教育。建立常态化的学习培训机制,让员工与企业共同成长,全面激发员工的主人公翁意识,引导职工爱岗敬业,认真履职。

3.加强管理目标的量化与细化,实现行政管理的标准化与流程化。对于企业而言,想要充分提高办公室行政管理的质量,明确管理目标,细化管理目标是前提。另外,还需要针对办公室的组织结构实施相应的调整与优化,以此实现标准化建设,并对办公室的工作进行正确的部署。才能真正指导企业管理实践。所谓的标准化、流程化管理,就是在办公室行政管理中,需要将每一项任务进行细化分解,同时再结合工作的实际需要来安排具体的工作顺序。标准化则是指对现有的流程化管理环节,对常规的工作进行梳理,通过建立合理、科学、缜密的管理工作要求来建立工作标准。形成完整的标准化的业务流程。确保业务的有序运转。

4.构建完善科学的管理制度。在管理的实践中,构建完善的科学的管理制度,是为办公室精细化管理的开展提供科学的制度保障。将制度张贴上墙,引导各部门及全体人员真正深谙制度内容,严格按照规章制度办事。同时,企业还应该构建办公室精细化管理制度的保障措施,如对制度执行不到位的处罚措施,制度考核不合格的处理方法等。

5.提高信息化建设水平。一是依托现有信息化办公平台的基础上,根据办公室的实际工作需要,对各项工作流程进行信息化的转化,建立起高效的信息处理流程,以提高各项工作的效率。二是将企业的各项工作情况进行信息化,建立企业运行情况数据库,整合各类经营数据,管理数据,人员数据等企业的情况,提高数据的利用效率,以便全面了解企业的生产运营情况。三是建立电子档案系统。通过将各种重要的文件、档案进行电子化处理,并建立相应的档案系统,规范化的分类与管理,使工作效率明显提升。(作者:卫婧)